Linköping: Erfaren Registrator till myndighet i Linköping

Är du registrator och har intresse eller erfarenhet av att arbeta inom försvarssektorn? Är du en person som har väl grundade och tydliga värderingar och en förmåga att ta ansvar för din uppgift? Vill du arbeta i kvalificerade projekt med syfte att bidra till att göra Sverige och världen säkrare? Då kan du vara den vi söker.

Arbetsuppgifter
Registrators arbetsuppgifter:


• bevaka e-postlådor och hantera inkommande samt utgående post
• ha en rådgivande, utbildande och kravställande roll gentemot handläggare i verksamheten vid förfrågan om utlämning av allmän handling, men även i andra ärendehanteringsfrågor
• diarieföra, märka upp och vid behov kopiera samt fördela inkommande och upprättade handlingar, öppna som sekretessbelagda.
• inventera säkerhetsskyddsklassade handlingar.
• arbete med förvaltningsfrågor ingår i form av testarbete och processarbete
• representation i arbets- och projektgrupper som sakkunnig kan ingå 

Inom arkivområdet hanteras förfrågningar från allmänhet och verksamhet, att sortera in handlingar i arkiv, gallra, ordna handlingar i arkiv, förteckningsuppgifter samt andra i arkiv förekommande uppgifter. Inom biblioteksområdet ingår det att beställa, registrera och katalogisera publikationer samt fördela dem till berörda personer.

Registrator ansvarar för styrning och uppföljning av att FMV ur ett myndighetsperspektiv och tillgodoser krav på registrering och diarieföring. Expeditionen kravställer att hantering kopplat till utlämning av allmän handling sker på det sätt som är föreskrivet i tjänsteföreskrift. Expeditionen bevakar att ärenden avslutas i myndighetsdiariet, att diarieföring utförs samt att inventering sker enligt gällande process.

Tjänsten är placerad i Linköping. 

Vi söker dig som
Du har gymnasiekompetens eller annan utbildning/erfarenhet som kan anses likvärdig. Vi ser det som en fördel om du även har en dokumenterad registratorsutbildning, lämplig KY-utbildning eller annan administrativ utbildning.

Du har erfarenhet av arbete som registrator eller motsvarade. Vi tror även att det är en fördel att ha arbetat med förvaltning av diarieföringssystem och processer samt diarieföringssystemet PLATINA. Det är även meriterande om du har hanterat säkerhetsskyddsklassificerade dokument.

Du har kunskap om diarieföringssystem, diarieföring och registrering, hantering av handlingar/ärenden samt lagstiftning inom området. Det är även viktigt att du har goda kunskaper om offentlighets- och sekretesslagstiftning och förvaltningslagen samt kunskap om och praktisk erfarenhet av hantering av sekretessbelagda handlingar.

Du har körkort B, då tjänsteresor inrikes kan förekomma. Vi vill  även att du har god kunskap i svenska och engelska och kan uttrycka dig väl i både tal och skrift. 

Du är mån om att ge handläggare och allmänhet god service och bidrar med din kunskap och ditt engagemang för att förbättra arbetssättet inom FMV. Som registrator ansvarar du för, att inom sitt verksamhetsområde, möjliggöra för myndigheten att bedriva sin verksamhet i enlighet med de lagar, förordningar, interna regler och mål som gäller. Du bidrar till och främjar ett positivt klimat på arbetsplatsen. 

Som person har du väl grundade och tydliga värderingar och förmåga att tänka begreppsmässigt på frågor ur ett etiskt perspektiv och tar också ansvar för din uppgift. Du arbetar bra med andra människor och är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Om oss
Test och Evaluering är FMV:s testverksamhet. Vi arbetar med verifiering och validering för att FMV ska kunna leverera rätt materiel till ett starkare försvar. 

T&E Luft verkar inom flygarenean. Vi arbetar med verifiering och validering av flygrelaterade produkter, främst på militära plattformar såsom Gripen och helikoptrar. Målet med vår verksamhet är att stödja övriga FMV med fackspecifik kompetens samt leda verksamhet inom verifiering och validering. 

FMV – Försvarets materielverk
På FMV är du med och bidrar till att göra Sverige och världen säkrare. Vi upphandlar, utvecklar och levererar materiel och tjänster till det svenska försvaret. I vår vision ”Rätt materiel för ett starkare försvar” ryms vårt arbete och våra leveranser till Försvarsmakten av allt från helikoptrar, ubåtar, stridsflygplan och snörade kängor till kompasser, radarstationer, pansarterrängbilar och kuddar. Bredden i vårt uppdrag ger dig möjligheten att jobba med spännande innehåll, människor och projekt.

På FMV jobbar vi aktivt utifrån utvecklande medarbetarskap, som är en modell för att utveckla samarbete, främja ansvarstagande och skapa engagemang för att ta tillvara på den initiativförmåga som vi alla besitter. Vi sätter värde på ömsesidigt förtroende och på ett hållbart arbetsliv. Därför erbjuder vi alla våra anställda ett brett utbud av utbildningar, kompetensutveckling och träning.


Vill du vara med och utveckla framtidens försvar?
Sök tjänsten via FMV:s webbplats. Vi vill ha dina ansökningshandlingar på svenska. Våra fackliga företrädare är SACO Johan Källsand, OFR/S Nicklas Neumann, OFR/O Michael Krüger och SEKO Peter Andersson. Alla nås på telefon 08-782 4000 (FMV Växel).
#LI-Onsite

Vid frågor ber vi dig kontakta rekryterande chef Marie Åström på telefon 070-670 31 82. 

Sista ansökningsdag är 2024-04-07. 

Välkommen med din ansökan. 

FMV finns för landet, i många delar av landet. Som medarbetare hos oss får du både en trygg och utmanande anställning och ett stort eget ansvar. För att jobba hos oss behöver du vara svensk medborgare och genomgå en säkerhetsprövning, i enlighet med säkerhetsskyddslagen. Vi tillämpar provanställning och som anställd kommer du att krigsplaceras utifrån totalförsvarets behov. Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via FMV:s webbplats eller via vår registratur.

Vi har redan gjort vårt medieval, därför undanber vi oss samtal från dig som vill sälja annons- och rekryteringstjänster.

Om tjänsten: Som registrator kommer du att utföra diarieföringens alla steg med bedömning, klassificering, registrering, skapa diarienummer, lämna ut efterfrågade handlingar och avsluta ärenden. Du kommer även bevaka att arkivbildning sker i enlighet med bolagens informationshanteringsplan.

Vi söker dig som har en gymnasial utbildning och som har goda kunskaper i Officepaketet samt har goda kunskaper i svenska. Som person tror vi att du som söker är strukturerad, säkerhetsmedveten och nyfiken på att lära dig nya saker. Då det är en roll med många kontaktytor bör du vara serviceinriktad och kommunikativ. Du behöver vara minst 18 år och kunna jobba hela perioden för att vara aktuell för sommarjobbet. Har du en dokumenterad utbildning eller läser till arkivarie samt erfarenhet inom arkiv- och informationsvetenskap, offentlig förvaltning, juridik eller motsvarande är det meriterande för sommarjobbet. Vidare är det positivt om du har kännedom om lagar och föreskrifter som styr registreringen av allmänna handlingar. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper samt ditt intresse för informationshantering.

Om anställningen: Vi söker en medarbetare under perioden 2024-06-15- 2024-08-23. Anställningarna är på heltid, 100%.

Välkommen med din ansökan! Sista ansökningsdag är 25 februari, vi arbetar med en löpande urvalsprocess se därför till att skicka in din ansökan så snart som möjligt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Tekniska verken-koncernen bedriver samhällsviktig verksamhet, och det kan därför bli aktuellt med en säkerhetsprövning i vissa rekryteringsprocesser. När det ska genomföras så informerar vi alltid kandidaterna om detta.


Som medarbetare på Tekniska verken är du en viktig del av vår vision - att bygga världens mest resurseffektiva region. För att lyckas måste vi våga tänka innovativt och utveckla nya, smartare lösningar. Totalt är vi cirka 1000 anställda som trivs i en lättsam företagskultur med en arbetsvardag som präglas av våra värdeord: drivande, positiva och trovärdiga.

Tekniska verken är en del av drygt 230 000 privat- och företagskunders vardag och vi levererar tjänster som gör livet enklare. Vi erbjuder elnät, belysning, vatten, fjärrvärme, fjärrkyla, hantering av avfall, bredband, biogas, effektiva energilösningar och elhandel. Vår vision är att bygga världens mest resurseffektiva region och tillsammans med våra kunder är vi på rätt väg.

Kort om tjänsten
Vi söker för kunds räkning en erfaren administratör till myndighet i Linköping. Uppdraget är minst ett år men med chans till förlängning. Start är enligt överenskommelse men så snart som möjligt. Arbetet är heltid. Du blir anställd av oss på Dreamwork men arbetar på plats hos kund.

Mer om tjänsten
Vi söker en erfaren administratör där du främst kommer att arbeta inom ledningsstöd och institutionsadministration. Du kommer bland annat att vara administrativt stöd till myndighetens ledning vilket innebär ett brett fält på varierande nivå av komplexitet. Arbetet utförs i nära samarbete med institutionens prefekt och administrativa chef. Rollen kräver en hög grad integritet, initiativtagande, prestigelöshet och förmåga att arbeta självständigt i ett periodvis högt tempo.

Vidare innebär tjänsten:

- Hjälp och stöd till institutionsledningen med olika administrativa uppgifter.
- Bevakning, samordning och strukturering av inkommande och aktuella ärenden hos institutionsledningen.
- Framtagande och utskick/publicering av skriftlig information, både internt och externt.
- Mötesadministration (agendor, inbjudningar, presentationsmaterial, lokalbokning, minnesanteckningar m.m.).
- Planering och genomförande av större personalaktiviteter på institutionen, externa besök, konferenser och workshoppar.
- Resebokningar för grupper och gäster, beställningar av catering och bokningar av representationsmåltider inklusive tillhörande fakturahantering.
- Medlem av institutionens krisledningsgrupp.
- Övriga administrativa arbetsuppgifter kan tillkomma.



Din profil
Vi söker dig med minst gymnasialutbildning. Du har minst tre års erfarenhet av kvalificerad och självständigt administrativt arbete inom verksamhetsstöd. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift. Du är van och har erfarenhet av att arbeta i större organisation. Du har tidigare arbetat med skriftlig kommunikation inom större organisationer. Du har B-körkort.
Som person har du hög integritet, van att ta initiativ, prestigelös och har en förmåga att arbeta självständigt.


Ansökan
Välkommen med din ansökan genom att registrera ditt CV och din ansökan så snart som möjligt. Urvalsprocessen sker löpande.

Om Dreamwork
På Dreamwork jobbar vi med people management snarare än med traditionell rekrytering och bemanning. Vi anstränger oss hårdare för att matcha våra kandidaters personlighet med våra uppdragsgivares företagskultur. Vi har ett nära samarbete med LinkedIn och våra rekryterare och researchers är certifierade i LinkedIn’s Recruitermodul. Vi har två gånger utsetts till Gasellföretag av Dagens Industri och lika många gånger nominerats till EY:s ”Entrepreneur of the Year”. Dreamwork grundades 2006 och har levererat personallösningar på över 130 orter i Sverige, från Kiruna i norr till Ystad i söder. Vi är ISO-certifierade enligt ISO 9001.

Kort om tjänsten
Nu söker vi dig som vill jobba som Ekonomiassistent inom framförallt leverantörsreskontran hos polismyndigheten i Linköping.
Omfattning: Heltid 100%
Start: Så snart som möjligt efter godkänd säkerhetsprövning (tar ca 4-6 veckor)
Längd: ca 5 månader, ev längre.



Du måste klara en säkerhetsprövning som bland annat innebär att du är ostraffad, svensk medborgare och inte har några pågående ärenden i svensk domstol.

Mer om tjänsten
Du kommer att ingå i en grupp med 10 medarbetare som arbetar nära varandra med dagliga avstämningar och prioriteringar. Arbetet består av en kombination av löpande arbetsuppgifter varvat med specialiserade ansvarsområden och utvecklingsarbete. Vanligt förekommande arbetsuppgifter i gruppen är att:

• Hantera avvikelser och fel i det elektroniska faktura- och inköpsflödet
• Bokföra betalningar och upprätta betalningsförslag för hela Polismyndigheten
• Göra bank- och kontoavstämningar
• Stödja Polismyndigheten i frågor avseende fakturahantering och utbetalningar genom telefon- och mailsupport
• Delta som leverantörsreskontrans representant i olika typer av arbetsgrupper
• Delta som kravställare, expert och utförare i olika typer av projekt och utvecklingsaktiviteter.


Din profil
Detta är en möjlighet för dig som har:

- Gymnasial utbildning inom ekonomi eller annan likvärdig utbildning.
- Några års erfarenhet av liknande ekonomiassistent arbete.
- Erfarenhet av arbete i ekonomiadministrativa processer

Vi ser det som meriterande om du utöver ovan även har:

- Erfarenhet av aktivt deltagande i förändrings- och utvecklingsarbete i projektform
- Flera års erfarenhet av arbete i leverantörsreskontra
- Flera års erfarenhet av ex Agresso/UBW, IFS, MS Dynamics, SAP eller liknande
- Erfarenhet av att arbeta inom Polisen eller annan statlig verksamhet

Personliga egenskaper:

Som person har du en god kommunikations- och samarbetsförmåga. Vi värdesätter din vilja och förmåga att utveckla verksamheten och att se din del i helheten. Att ha en vilja att lära nytt är en förutsättning för att lyckas i rollen.

Du är ansvarsfull, noggrann och lösningsorienterad och kan planera ditt arbete i förhållande till verksamhetens behov och arbetstoppar på ett bra sätt. Du är serviceinriktad och trivs med att arbeta både självständigt och att samarbeta i grupp. Du har även ett systemintresse och genom detta ett intresse för digital utveckling.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.



Ansökan
Skulle detta jobbet passa dig så är du välkommen att söka via länken i annonsen. Urvalet kommer ske löpande.

Om Dreamwork
På Dreamwork jobbar vi med people management snarare än med traditionell rekrytering och bemanning. Vi anstränger oss hårdare för att matcha våra kandidaters personlighet med våra uppdragsgivares företagskultur. Vi har ett nära samarbete med LinkedIn. Vi har två gånger utsetts till Gasellföretag av Dagens Industri och lika många gånger nominerats till EY:s ”Entrepreneur of the Year”. Dreamwork grundades 2006 och har levererat personallösningar på över 130 orter i Sverige, från Kiruna i norr till Ystad i söder. Vi är ISO-certifierade enligt ISO 9001.